BİLDİRİ DETAY

Kasım BAYNAL, Ayhan İRİÇ, Ali İhsan BOYACI
SAP KURULUM SÜREÇLERİ VE ONAY MEKANİZMALARININ İYİLEŞTİRİLMESİ: BİR UYGULAMA ÇALIŞMASI
 
Giriş: 21. Yüzyılda, küreselleşen dünyada, işletmelerin başarı olmalarının yolu rekabetten geçmektedir. Rekabette başarılı olabilmek için de ancak teknoloji yönetiminin etkin bir şekilde uygulanması ile sağlanabilir. Hızlı ve zorlu rekabetin mevcut olduğu günümüz dünya piyasalarında, teknolojiyi en iyi şekilde kullanan işletmeler rekabette başarılı olmaktadır. Ancak işletmelerin teknoloji yönetiminde başarı sağlayabilmeleri; çok iyi işleyen bilgi teknolojilerine sahip olmalarına ve bunları organizasyonlarına adapte edebilmelerine bağlıdır. Şirketler hızla gelişip büyüyor olsa da, süreçler izlenebilir ve yönetilebilir bir sistem ile kontrol edilemiyorsa, şirket doğru yönetilemez ve kar-zarar ilişkileri gözlemlenemez. 1960’lardan sonra küreselleşme hızının daha da artmasına bağlı olarak tüm bu ihtiyaçların karşılanması için teknolojik sistemler yeni bir gelişime evrilmiş ve Kurumsal Kaynak Planlaması (KKP) (Enterprise Resources Planning-ERP) sistemleri ortaya çıkmıştır. KKP bütün fonksiyonlarını, iş ve bilgi akışlarını tek bir sistemde toplayarak şirketlerin hız problemlerini büyük ölçüde ortadan kaldırdığından, hem konsolide bir izlenebilirlik hem de ürün maliyetinlerinin düşürülmesine katkı sağladığından sonuçta karlılığa artırıcı etki görtermektedir. Günümüzde en çok kullanılan KKP sistemi SAP (Systems Analysis and Program)’dir. SAP modül bazlı geliştirilmiş yapısı ile her ne kadar paket bir program olsa da, sağladığı program geliştirme kabiliyeti ile işletmelerin ihtiyaçları doğrultusunda tasarlanabilmektedir. Amaç: Bu çalışma, en yaygın KKP sistemi olan SAP’nin tüm kurulum aşamalarını incelemek ve operasyonel süreçlerdeki onayların iyileştirilmesini sağlamaya yöneliktir. Kapsam: Bu çalışma, üretim yapılan bir kamu kuruluşu ve üç ayrı özel şirketin iş süreçleri incelenerek, elde edilen sonuçlar ile yapılmıştır. Çalışmada, özellikle SAP’de en önemli parametrelerden biri olan malzeme ana verisi oluşturma süreçleri incelenmiş, bu süreçlerin SAP ile entegre çalışan Doküman ve İş Akışı Yönetimi (EBA) ile iyileştirilmesinin sağlanmasına yöneliktir. Sınırlıklar: SAP Onay mekanizmalarının iyileştirilmesi çalışması, EBA-SAP proje maliyetlerinden dolayı en kritik olan malzeme kodu oluşturma süreçlerini iyileştirmeye yönelik yapılmıştır. Yöntem: Çalışmada öncelikle şirketlerdeki malzeme ana verileri detaylı bir şekilde incelenmiştir. İlgili veri tabanlarından malzeme ana verisi oluşturma trafikleri izlenmiş, kritik verilerin analizi yapılmış, bu verilerin tek bir kişi tarafından oluşturulması sonucu oluşabilecek hatalar ortaya çıkarılmıştır. Malzeme ana verisi üzerindeki, üretim, satın alma, satış, lojistik, muhasebe gibi birimlere ait olan ana veriler için birimler ile görüşülerek iş akış süreçlerinde hangi üretim yerlerinde hangi birimlere hangi zorunlu veya opsiyonel alanların doldurulmak için gönderileceği belirlenmiştir. Bu kurguya göre üretim yeri ve malzeme türü bazında gerekli iş akışı parametrik uyarlamaları ve bilgilendirme maili altyapıları devreye alınmıştır. Bulgular: Mevcut durumda, malzeme kodu oluşturma talepleri, ilgili malzeme sorumlusu personele excel ile e-posta ortamında gönderilerek üretim yapılacak ürünün malzeme kodunun sorumlu kişi tarafından tek seferde oluşturulması beklenmektedir. Bu durumda kullanıcının yoğunluğuna bağlı olarak zaman zaman yanlış malzeme kodu oluşturabildiği tespit edilmiştir. Bu yanlış açılan ve kullanılamayacak malzeme kodları hem üretimin uzamasına, hem de sistemsel veri tabanı kirliliğine sebep olduğu ve ürün maliyetlerinin de zaman kaybı ve yanlış üretimden dolayı olumsuz yönde etkilendiği görülmüştür. SAP’nin malzeme kodu oluşturma süreçleri için standartta bir onay süreci olsa da, sistem esnek olmadığından çalışma yapılan işletmelerin ihtiyacını karşılayamamaktadır. SAP ile entegre çalışan uyarlanabilir bir iş akışı sisteminin olması gerekliliğinin ortaya çıktığı görülmektedir. Sonuç: Çalışma sonunda, üretim yapılacak malzeme kodu için malzeme kod talebi EBA iş akışı sistemi üzerinden yapılmıştır. Buna göre, malzeme kodunu talep eden kişi, malzeme temel verilerini doldurarak süreci başlatmış ve süreç sistem yetkilisi tarafından kurgulanan iş akışına göre sırayla, satın alma, satış, üretim, lojistik ve muhasebe birimlerinin EBA üzerinden ilgili ana veri alanlarını doldurup onay vermeleri ile tamamlanmıştır. İlgili alanlar, verilerin sahibi birimler tarafından girildiğinden malzeme kod süreçlerindeki yanlış kod oluşturulması problemi minimize edilerek, üretim aşamalarının daha kısa sürede tamamlanmasına katkıda bulunulmuş, böylece toplam maliyet minimizasyonuna katkı sağlanmıştır.

Anahtar Kelimeler: SAP, ERP, SAP onay süreçleri, İş akışı



 


Keywords: