Giriþ: 21. Yüzyýlda, küreselleþen dünyada, iþletmelerin baþarý olmalarýnýn yolu rekabetten geçmektedir. Rekabette baþarýlý olabilmek için de ancak teknoloji yönetiminin etkin bir þekilde uygulanmasý ile saðlanabilir. Hýzlý ve zorlu rekabetin mevcut olduðu günümüz dünya piyasalarýnda, teknolojiyi en iyi þekilde kullanan iþletmeler rekabette baþarýlý olmaktadýr. Ancak iþletmelerin teknoloji yönetiminde baþarý saðlayabilmeleri; çok iyi iþleyen bilgi teknolojilerine sahip olmalarýna ve bunlarý organizasyonlarýna adapte edebilmelerine baðlýdýr. Þirketler hýzla geliþip büyüyor olsa da, süreçler izlenebilir ve yönetilebilir bir sistem ile kontrol edilemiyorsa, þirket doðru yönetilemez ve kar-zarar iliþkileri gözlemlenemez. 1960’lardan sonra küreselleþme hýzýnýn daha da artmasýna baðlý olarak tüm bu ihtiyaçlarýn karþýlanmasý için teknolojik sistemler yeni bir geliþime evrilmiþ ve Kurumsal Kaynak Planlamasý (KKP) (Enterprise Resources Planning-ERP) sistemleri ortaya çýkmýþtýr. KKP bütün fonksiyonlarýný, iþ ve bilgi akýþlarýný tek bir sistemde toplayarak þirketlerin hýz problemlerini büyük ölçüde ortadan kaldýrdýðýndan, hem konsolide bir izlenebilirlik hem de ürün maliyetinlerinin düþürülmesine katký saðladýðýndan sonuçta karlýlýða artýrýcý etki görtermektedir. Günümüzde en çok kullanýlan KKP sistemi SAP (Systems Analysis and Program)’dir. SAP modül bazlý geliþtirilmiþ yapýsý ile her ne kadar paket bir program olsa da, saðladýðý program geliþtirme kabiliyeti ile iþletmelerin ihtiyaçlarý doðrultusunda tasarlanabilmektedir. Amaç: Bu çalýþma, en yaygýn KKP sistemi olan SAP’nin tüm kurulum aþamalarýný incelemek ve operasyonel süreçlerdeki onaylarýn iyileþtirilmesini saðlamaya yöneliktir. Kapsam: Bu çalýþma, üretim yapýlan bir kamu kuruluþu ve üç ayrý özel þirketin iþ süreçleri incelenerek, elde edilen sonuçlar ile yapýlmýþtýr. Çalýþmada, özellikle SAP’de en önemli parametrelerden biri olan malzeme ana verisi oluþturma süreçleri incelenmiþ, bu süreçlerin SAP ile entegre çalýþan Doküman ve Ýþ Akýþý Yönetimi (EBA) ile iyileþtirilmesinin saðlanmasýna yöneliktir. Sýnýrlýklar: SAP Onay mekanizmalarýnýn iyileþtirilmesi çalýþmasý, EBA-SAP proje maliyetlerinden dolayý en kritik olan malzeme kodu oluþturma süreçlerini iyileþtirmeye yönelik yapýlmýþtýr. Yöntem: Çalýþmada öncelikle þirketlerdeki malzeme ana verileri detaylý bir þekilde incelenmiþtir. Ýlgili veri tabanlarýndan malzeme ana verisi oluþturma trafikleri izlenmiþ, kritik verilerin analizi yapýlmýþ, bu verilerin tek bir kiþi tarafýndan oluþturulmasý sonucu oluþabilecek hatalar ortaya çýkarýlmýþtýr. Malzeme ana verisi üzerindeki, üretim, satýn alma, satýþ, lojistik, muhasebe gibi birimlere ait olan ana veriler için birimler ile görüþülerek iþ akýþ süreçlerinde hangi üretim yerlerinde hangi birimlere hangi zorunlu veya opsiyonel alanlarýn doldurulmak için gönderileceði belirlenmiþtir. Bu kurguya göre üretim yeri ve malzeme türü bazýnda gerekli iþ akýþý parametrik uyarlamalarý ve bilgilendirme maili altyapýlarý devreye alýnmýþtýr. Bulgular: Mevcut durumda, malzeme kodu oluþturma talepleri, ilgili malzeme sorumlusu personele excel ile e-posta ortamýnda gönderilerek üretim yapýlacak ürünün malzeme kodunun sorumlu kiþi tarafýndan tek seferde oluþturulmasý beklenmektedir. Bu durumda kullanýcýnýn yoðunluðuna baðlý olarak zaman zaman yanlýþ malzeme kodu oluþturabildiði tespit edilmiþtir. Bu yanlýþ açýlan ve kullanýlamayacak malzeme kodlarý hem üretimin uzamasýna, hem de sistemsel veri tabaný kirliliðine sebep olduðu ve ürün maliyetlerinin de zaman kaybý ve yanlýþ üretimden dolayý olumsuz yönde etkilendiði görülmüþtür. SAP’nin malzeme kodu oluþturma süreçleri için standartta bir onay süreci olsa da, sistem esnek olmadýðýndan çalýþma yapýlan iþletmelerin ihtiyacýný karþýlayamamaktadýr. SAP ile entegre çalýþan uyarlanabilir bir iþ akýþý sisteminin olmasý gerekliliðinin ortaya çýktýðý görülmektedir. Sonuç: Çalýþma sonunda, üretim yapýlacak malzeme kodu için malzeme kod talebi EBA iþ akýþý sistemi üzerinden yapýlmýþtýr. Buna göre, malzeme kodunu talep eden kiþi, malzeme temel verilerini doldurarak süreci baþlatmýþ ve süreç sistem yetkilisi tarafýndan kurgulanan iþ akýþýna göre sýrayla, satýn alma, satýþ, üretim, lojistik ve muhasebe birimlerinin EBA üzerinden ilgili ana veri alanlarýný doldurup onay vermeleri ile tamamlanmýþtýr. Ýlgili alanlar, verilerin sahibi birimler tarafýndan girildiðinden malzeme kod süreçlerindeki yanlýþ kod oluþturulmasý problemi minimize edilerek, üretim aþamalarýnýn daha kýsa sürede tamamlanmasýna katkýda bulunulmuþ, böylece toplam maliyet minimizasyonuna katký saðlanmýþtýr.
Anahtar Kelimeler: SAP, ERP, SAP onay süreçleri, Ýþ akýþý
|