Ýþ süreçleri modellemesi, kurumlarýn süreçlerini analiz etmek, yeniden tasarlamak, iyileþtirmek ve süreç otomasyonunu saðlamak gibi amaçlarla kullanýlan bir araçtýr. Son yýllarda süreç modelleme faaliyetleri kamu kurumlarý tarafýndan da sýklýkla gerçekleþtirilmeye baþlanmýþtýr. Bu doðrultuda kurumlarýn analiz ettikleri süreçlerini tasarlayabilecekleri bir Ýþ Süreci Yönetim Sistemi Yazýlýmý ihtiyacý doðmaktadýr. Kamu kurumlarýnda iþlerin büyük ölçüde elektronik belge ve yazýþmalar ile yapýldýðýný düþünürsek, iþ süreci yönetim sistemi yazýlýmýnýn kurumdaki mevcut elektronik belge ve yönetim sistemi ile uyumlu olmasý ihtiyacý doðmaktadýr. Ýþ Süreçleri Geliþtirme ve Ýyileþtirme Çalýþmalarý kapsamýnda yapýlan bu çalýþmada, kurumun genelini ilgilendiren, personelin birimler arasý yaptýðý resmi yazýþmalardan kaynaklanan iþ yükünün yoðun olduðu ve iyileþtirme çalýþmalarý ile ölçeklenebilir zaman tasarrufu saðlayacak süreçler belirlenmiþtir. Yasal mevzuatlara aykýrý durum olmamasý için paydaþ birimler ile koordineli bir þekilde süreçlerin iþleyiþ analiz çalýþmalarý yapýlmýþtýr. Bu çalýþmalarýn amacý; süreçlerin analiz edilip iyileþtirilmesi, ihtiyaç olmasý halinde veri sistemleri ile entegre edilerek veri alýþveriþi saðlanmasý ve süreç tanýmlarýnýn oluþturulmasýdýr. Bu doðrultuda ilk olarak Bilimsel/Sanatsal Etkinliklere Katýlým Süreci analiz edilmiþ ve gerekli iyileþtirme çalýþmalarý yapýldýktan sonra Üniversite Öðrenci Bilgi Sisteminin veritabanýyla entegreli olacak þekilde elektronik ortama aktarýlmýþtýr. Tanýmlanan bu sürece baþvuru yapan akademik personelin akademik dönem içerisinde istekte bulunduðu görevlendirme tarih aralýðýndaki ders programý bilgisi baþvuru formuna aktarýlmýþtýr. Bu baþvuru sürecinde, birimler arasýnda yapýlan resmi yazýþmalardan kaynaklanan iþ yükü büyük ölçüde azaltýlmýþtýr. Ayrýca baþvuru formu akýþýnda gerekli iþ adýmlarýnda kullanýlan kontroller, yönergeye aykýrý durumlarý baþvuru aþamasýnda engelleyecek þekilde tasarlanmýþtýr. Bu sayede ilgili birim tarafýndan reddedilmesi muhtemel baþvurularýn önüne geçilerek zaman ve performans kazancý elde edilmiþtir.
Anahtar Kelimeler: Ýþ Süreçleri, Ýþ Süreci Yönetim Sistemi, Ýþ Akýþý, Kamu Kurumlarýnda Süreç Ýyileþtirme
|
